Quand on pense à un lycée, on imagine surtout les élèves qui courent dans les couloirs, les profs qui enseignent, et les sonneries qui rythment la journée.
Mais il y a aussi nous, ceux qui sont dans l’ombre et qui font en sorte que tout fonctionne.
Je suis personnel administratif dans un lycée général, où il y a aussi une agence comptable.
Voici ce que peut être une de mes journées.
Dans un lycée, le rôle du service administratif est souvent discret mais essentiel au bon fonctionnement de l’établissement.
En tant que membre de l’agence comptable, mes journées sont remplies de tâches variées et d’imprévus. Entre la gestion des budgets, les demandes urgentes des professeurs et les préoccupations des élèves, chaque journée est différente mais tout aussi importante.
Voici un aperçu de ma journée type, où chaque minute compte pour que tout roule dans l’établissement.
Le bureau : une équipe de 4
On est 4 dans le bureau :
- Une collègue qui gère la demi-pension : inscriptions, facturation, les fonds sociaux et tout ce qui concerne la cantine.
- Une autre collègue s’occupe des établissements rattachés : elle gère leurs budgets et leurs dossiers.
- L’agent comptable, celui qui gère la comptabilité de l’établissement, et tout le personnel administratif et régionaux.
- Et moi, le plus ancien du bureau : je m’occupe de la comptabilité budgétaire, des contrats obligatoires, des manuels scolaires, des photocopieurs, mais aussi de la gestion administrative du personnel administratif et des agents Région.
Et en plus de tout ça, je gère les clés, les badges d’entrée et les achats de Pass Navigo pour les déplacements des élèves.
Mes horaires de travail : de 07h45 à 16h15
Je commence à 07h45 et je termine à 16h15.
Dès mon arrivée, je suis plongé dans le bain.
Le téléphone commence à sonner, les élèves passent, les profs viennent demander des informations… il y a toujours quelque chose à faire.
Pas de répit avant la fin de la journée !
Téléphone, élèves et interruptions
Comme dans tous les bureaux, il y a les appels incessants, et puis les profs et élèves qui viennent sans prévenir.
Un collègue arrive et me pose une question qui « ne prendra que 5 minutes » mais qui en fait dure 20 minutes. Et bien sûr, il y a les urgences :
- L’élève qui a perdu son manuel.
- Le prof qui a un problème avec un photocopieur ou imprimante.
- Les parents qui veulent des infos urgentes sur la demi-pension.
On a toujours un téléphone qui sonne, des personnes qui viennent nous voir, et des demandes à gérer à la volée.
La porte du bureau reste constamment ouverte.
Quand quelqu’un manque, il faut pallier
Et bien sûr, quand quelqu’un est absent (pour x raisons), il faut palier immédiatement et gérer les demandes qui arrivent sans prévenir.
Tout le monde doit prendre le relais et s’assurer que tout roule, de l’absentéisme à la gestion des urgences, en passant par les demandes des élèves, des profs, et des parents.
Même si la pression monte, il faut garder son calme et s’adapter.
Une gestion administrative au quotidien
En parallèle de toutes ces urgences, je gère aussi des tâches plus administratives. C’est là qu’il faut de l’organisation et un peu de patience.
Je suis constamment plongé dans des dossiers de gestion administrative, que ce soit pour les agents Région, le personnel administratif, ou encore la gestion des contrats et des manuels scolaires.
Et quand ce n’est pas ça, je m’occupe des mandatements, de documents à remplir, de matériel à commander ou de missions ponctuelles pour le personnel technique et des commandes pédagogiques.
Je gère aussi les achats de Pass Navigo pour les déplacements des élèves, un aspect administratif important pour leur permettre de se rendre aux sorties scolaires en dehors du lycée.
Ce n’est pas toujours simple, mais c’est essentiel pour leur mobilité.
Le café du matin : un moment clé
Malgré tout ça, le café du matin reste un moment incontournable.
Un petit temps de pause avant que la journée ne commence vraiment, où l’on peut échanger des anecdotes et se préparer mentalement pour la journée à venir.
C’est aussi l’occasion de prendre un peu de recul avant de se lancer dans tout ce qui va suivre.
En résumé
Travailler dans un service administratif de lycée, c’est être un peu partout à la fois.
Comptabilité budgétaire, contrats, gestion du personnel administratif et des agents Région, gestion des manuels, des photocopieurs, des clés, des badges, des Pass Navigo, et des demandes imprévues… tout ça, c’est mon quotidien.
Au bureau, on est 4 à faire tourner la machine : ma collègue de la demi-pension, celle des établissements rattachés, l’agent comptable, et moi, le plus ancien du bureau.
On gère tout ça avec le sourire, même si les interruptions et les urgences sont constantes.
Et comme disait un ancien proviseur :
« Vous êtes le couteau suisse de l’établissement. »
Et, franchement, je crois qu’il n’avait pas tort !
Voilà, j’espère que cet aperçu de ma journée t’aura donné une idée du boulot qu’on fait dans l’ombre pour que tout fonctionne.
Si tu veux en savoir plus ou partager ton propre quotidien, n’hésite pas à laisser un commentaire !
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